Организация событий

Первый ключевой аспект области. Сложно назвать мероприятие успешным, если к вам никто не пришел. В организации событий многое зависит от людей, а у области есть требования к масштабности исходя из выбранного вами типа события. Поэтому важно правильно понять свою целевую аудиторию и научиться с ней работать.

Кто заинтересован в том, чтобы ваше событие состоялось? Как это соотносится с тем, что вы задумали изначально? Какую проблему своей ЦА или заказчика вы решаете своим мероприятием? Как правильно заняться рекламой и продвижением, чтобы о вашей задумке узнали все?
 

На защите проекты оцениваются по критериям, поэтому в них важно разобраться уже на этапе первой проектной заявки. Не забудьте про:

• общие критерии, по которым оценивают отчёт, его представление, результаты работы соблюдение проектной логики в целом;
• экспертные критерии для организации событий, которые отражают специфику выбранной вами области.

Второй ключевой аспект области. Это отражение ваших организаторских способностей. Поиск внешней площадки, общение с арендатором или другими действующими лицами, составление приказов, закупка\аренда оборудования, общение с администрацией. 

Если вы планируете событие в лицее, то стоит изучить действующий алгоритм их проведения в зданиях лицея.
Если вы планируете внешнее событие, то стоит подумать о том, какими способами можно продемонстрировать административную часть хода работы над проектом.

Раздел должен содержать реальную, существующую проблему вашей целевой аудитории или заказчика, решением которой является ваш проект. Решение проблемы должно быть очевидно (в том числе и для ЦА\заказчика) и доказуемо, от этого во многом зависит ваша оценка за проект сразу по нескольким основным критериям.

В разделе проблемного поля также стоит указать подтверждение актуальности проекта для вашей целевой аудитории или (пока, до отчета о ходе работы) описать его способы. Если проект создаётся для заказчика, подтверждает актуальность он через ТЗ. Но это не отменяет работу автора проекта с целевой аудиторией, её анализ и обоснование.

Впустите читателя в свои "чертоги разума", где покажете свое событие во всех подробностях. Это включает в себя не только само мероприятие, но и подготовку к нему - рекламу и продвижение (информация на 3+ публичных ресурсах), отбор участников или работ для выставки, концепцию и примерный сценарий мероприятия - всё, что относится к проекту и его реализации. 

Определите наиболее важные характеристики продукта, которые позволят решить проблему, обоснуйте решение. Изучите описание раздела со страницы про проектную заявку, посмотрите визитку области, особенно пример про мяч=)

Составьте список шагов, которые поэтапно будут продвигать вас в подготовке и реализации.

• Внимательно изучите ленту времени ИВР.
• Соотнесите задачи со временем и ресурсами - это и есть планирование! 
• В заявке используйте список задач с датами для каждого из этапов (пока можно примерные, с точностью до месяца). 

Предполагается, что часть проекта уже выполнена, поэтому вы показываете результаты вашей работы. Возможно, это шаблон приказа или часть сценария, окончательный календарный план или часть экспозиций выставки. Например, на этапе отчета уже необходимо приложить результаты предпроектного исследования целевой аудитории или ТЗ от заказчика.

Наверняка есть некоторые аспекты, которые вы на этапе первой проектной заявке не описывали подробно (поэтапное планирование, способы рекламы и продвижения, подтверждение актуальности). Самое время поделиться деталями!

Во время работы над проектом вы могли понять, что что-то меняется (сроки, характеристики продукта и т.д.) - для этого заявка обновляется. Именно эту заявку вы повторите потом в своём итоговом отчёте о проекте, и именно её комиссия использует для сравнения того, что вы хотели сделать (окончательная проектная заявка), и что получилось (итоговый отчёт).

Окончательная заявка публикуется не позднее, чем за месяц до реализации проекта. Также не забудьте и об административной работе. Например, административной работой над событием внутри лицея уже стоит заняться на этом этапе, или даже чуть раньше.

Отчёт в соответствии с форматом. Особое внимание обратите на рефлексию - что получилось, что не получилось? Что пришлось изменить, чему пришлось научиться?

К нему также необходимо прикрепить приказы на проведение событий, скриншоты организационных переписок и все другие административные документы, которые покажут, как вы занимались организацией события.

ТЗ и виза заказчика, а также исследование целевой аудитории на старте проекта (например, таблицы с ответами, анализ ответов) и отзывы целевой аудитории (например, скриншоты или ссылка в отчёте), которые соотносятся с описанием проблемы. В случае, если проект ориентирован на ЦА, - результаты предпроектного и постпроектного исследования. Если проект создаётся для заказчика, подтверждает актуальность он (ТЗ и виза). Но это не отменяет работу автора проекта с целевой аудиторией, её анализ и обоснование.

Стоит приложить фото и видео в качестве доказательства масштабности и визуализация концепции, особенно для нелицейских мероприятий, на которых не было эксперта области. Поэтому не забывайте организовать съемку в течение мероприятия, это важно!

Материалы можно загрузить на облачное хранилище и приложить ссылки в конце отчета на все дополнительные материалы.